"مدیریت موثر جلسات"
هدف از جلسات چیست؟
تمام جلسات باید دارای هدف باشند. ما جلسات را برگزار می‌کنیم تا در مورد موضوعی بحث کنیم و به تصمیم‌گیری برسیم. ممکن است هدف‌این باشد که با کارمندان خود در جریان آخرین گزارشات و اطلاعات قرار گیریم، بنابراین نتیجه‌این خواهد بود که اطلاعات شما تکمیل می‌شود و در جریان آخرین امور قرار می‌گیرید.
این مساله مهم است که تمامی شرکت‌کنندگان هدف و نتیجه مورد نظر جلسه را درک کنند. به عبارت دیگر موضوع جلسه باید برای همه افراد روشن و واضح باشد. برگزاری جلسات بدون اهداف مشخص و روشن، تلف کردن وقت گرانبها است.
چه کسانی باید در جلسه شرکت داشته باشند؟
این سوال نیاز به تفکر و بررسی دارد، زیرا تنها افرادی باید حضور داشته باشند که برای هدف جلسه مناسب هستند. اگر هدف از برگزاری جلسه بحث و گفت‌وگو و رسیدن به یک تصمیم‌گیری است، هر چه تعداد شرکت‌کنندگان بیشتر باشد احتمال اینکه به نتیجه گیری برسید کمتر است.
درنظر داشته باشید چه کسانی مورد نیاز هستند:
• افرادی که می‌توانند اطلاعاتی را ارائه دهند.
• کسانی که قسمتی از روند تصمیم‌گیری هستند.
• افرادی که باید از مسائل مطرح شده در جلسه مطلع شوند، البته فقط افراد کلیدی را در نظر بگیرید؛ زیرا دیگران می‌توانند با حضور داشتن تنها دقایقی در جلسه اطلاعات لازم را به دست آورند.
ممکن است لیست شرکت‌کنندگان بسیار طولانی شود و اغلب اوقات برگزارکنندگان جلسه از هرکسی که تمایل نشان بدهد دعوت می‌کنند.این امر منجر به حضور بیش از حد افراد می‌شود. همه سعی بر مشارکت و همکاری در جلسه را دارند، اما در‌این میان ممکن است برخی افراد از هدف اصلی جلسه منحرف شوند.
به یاد داشته باشید که شرکت در جلسه وقت گیر است، بنابراین تنها کسانی را دعوت کنید که باید حضور داشته باشند.
همچنین افرادی هستند که بدون در نظر گرفتن ضرورت حضورشان در جلسه، تمایل دارند در تمامی‌جلسات شرکت داشته باشند. هنگامی که تصمیم گرفتید حضور چه کسانی در جلسه ضروری است، برای شرکت دادن افراد نامناسب در جلسه تحت فشار دیگران قرار نگیرید. البته می‌توانید مودبانه به آنها پیشنهاد دهید که بعد از جلسه دقایقی آنها را به حضور می‌پذیرید.
دستور کار جلسه
جلسات باید دستورکار و برنامه‌ای داشته باشند که قبل از شروع جلسه بین شرکت‌کنندگان توزیع شود. این دستورکار باید شامل موضوعات جلسه و زمان بندی باشد. دستورکار باید چند روز قبل از جلسه بین شرکت‌کنندگان توزیع شود؛ به طوری آنها برای مرور اهداف و مباحث جلسه وقت کافی داشته باشند و بتوانند آمادگی لازم را کسب کنند.
یک جلسه موثر و کارآمد بستگی به تنظیم زمان دستور کار آن دارد. اگر یک مبحث در حال فرا رفتن از زمان مجاز خود است باید متوقف شود و ترتیبی صورت گیرد تا ادامه آن به زمان دیگری موکول شود.
گرداننده جلسه
جلسه نیاز به شخصی دارد که آن را اداره کند. این فرد جلسه را زمان‌بندی می‌کند، به طوری به همه فرصت مشارکت می‌دهد، به کسی اجازه حکم‌فرمایی نمی‌دهد و در پایان جلسه را خاتمه می‌دهد و تصمیمات گرفته شده و اقدامات متعاقب آن را مشخص می‌سازد.
نقش مهم مدیر جلسه این است که تضمین کند جلسه به دستورکار و موضوعات آن پایبند باشد. این جزو وظایف مدیر جلسه است که اگر بحث به موضوعات دیگر کشیده شد، آن را به مسیر اصلی برگرداند.
صورت‌جلسه
برای تنظیم صورت جلسه شخصی را تعیین کنید که نکات اصلی مطرح شده و تصمیم گیری‌ها را یادداشت کند. این کار را نباید گرداننده جلسه انجام دهد؛ زیرا در‌این صورت قادر نخواهد بود جلسه را به درستی اداره کند.
در صورت‌جلسه باید قید شود که چه کسانی چه مواردی را مطرح کرده‌اند و‌اینکه چه افرادی ملزم به اجرای تصمیمات شده‌اند. اگر جلسه‌ای که برگزار شده ادامه جلسه قبل است، دستور جلسه قبلی نیز باید در ابتدای صورت جلسه فعلی ذکر شود.
آماده‌سازی جلسه
مطمئن شوید که اتاقی مناسب و صندلی‌های کافی برای‌این کار درنظر گرفته شده است. نسخه‌های دستورکار جلسه و قلم و کاغذ‌های اضافی با خود به جلسه بیاورید. نور اتاق را چک کنید که کافی باشد و اگر قرار است کاری ارائه شود اطمینان حاصل کنید که همه از جایگاه خود قادر به دیدن آن هستند. چندین بار قبل از برگزاری جلسه موارد خاصی از قبیل تلفن‌های کنفرانس، خروجی‌های برق یا ویدئو کنفرانس‌ها را بررسی کنید. کنترل کنید که آنها در اتاق هستند و به درستی کار می‌کنند. اگر در جلسه از تکنولوژی خاصی استفاده می‌کنید قبل از ورود شرکت‌کنندگان آنها را راه‌اندازی کنید، منتظر ماندن برای روشن شدن کامپیوترها وقت با ارزش جلسه را هدر می‌دهد.
سخن آخر
جلسات موثر و سودمند اول از همه نیاز به برنامه‌ریزی صحیح دارند. کسی که جلسه‌ای را فراخوان می‌دهد باید هدف و دستور کار آن را مشخص کند و به شرکت‌کنندگان زمان کافی برای آمادگی و مشارکت بدهد. حضور افراد مناسب و شایسته در جلسه ضروری است و حضور افراد نامناسب و نابجا جلسه را از مسیر اصلی منحرف می‌کند. در نهایت، تدارکات و آماده سازی جلسات می‌تواند تاثیر زیادی روی موفقیت آن بگذارد. مطمئن شوید که اندازه اتاق جلسه مناسب است و تمام تجهیزات فنی درست کار می‌کنند. طی جلسه به دستورکار توجه داشته باشید، از شروع جلسه آن را شفاف‌سازی کنید و نتیجه‌ای را که می‌خواهید از جلسه حاصل شود، مدنظر قرار دهید.
